WFH, singkatan dari “Work From Home” kini menjadi istilah keramat yang begitu populer di Indonesia, semenjak pembatasan sosial berskala besar / PSBB berlangsung di negeri kita oleh karena pandemi Coronavirus COVID-19.
Sebetulnya, metode WFH sudah sejak lama digunakan oleh perusahaan-perusahaan terbesar di dunia, seperti Google, Facebook, Apple dan banyak lagi – karena WFH terbukti dapat menghemat waktu komuter dari rumah ke tempat kerja dan sebaliknya, dan berefek membuat karyawan semakin happy serta puas dengan kantornya.
Salah satu hal terpenting saat WFH adalah bagaimana menjaga agar komunikasi tetap lancar, terutama saat mengadakan meeting yang penting lewat jalur online.
Mau tips untuk melakukan meeting penting yang efisien, efektif dan maksimal bebas distraksi saat WFH? Yuk, baca artikel ini sampai selesai.
#1 Nyalakan kamera
Nyalakan kamera HP atau computer, sehingga meeting virtual tetap punya kesan personal dengan tatap muka langsung via kamera.
Jauh lebih mudah untuk merasa dekat dan terhubung dengan para peserta meeting lainnya saat masing-masing dapat saling melihat.
#2 Menyepi di kamar tertutup bebas gangguan
Masih ingat video yang sempat viral, koresponden Profesor Robert Kelly yang sedang on air tiba-tiba diganggu sang putri berusia balita yang menyelinap ke latar belakang videonya saat mengudara? Memang menggemaskan sekali, ya, tapi tentunya kalau sering terjadi, lama-lama juga kurang ideal bagi situasi meeting.
Jadi, saat sedang mengadakan meeting, apalagi yang bersifat penting, menyepilah di kamar tertutup yang bebas gangguan. Jangan lupa kunci pintu, sehingga anak-anak atau orang serumah lainnya tidak bisa membuka pintu. Meeting aman bebas video-bomber!
#3 Tanyakan kabar masing-masing peserta
Saat memulai pertemuan, sisihkan waktu sebentar saja untuk menanyakan kabar masing-masing peserta meeting. Ini memang tak ada hubungannya dengan pekerjaan, tapi bertujuan membangun hubungan yang lebih akrab sesama rekan kantor ataupun dengan klien.
#4 Pastikan koneksi internet cukup mumpuni
Tak ada yang lebih menyebalkan dibanding video Zoom atau Google Meet yang tersendat-sendat. Pastikan koneksi internet cukup mumpuni sebelum meeting dimulai, dan pastikan tidak ada anggota keluarga lain yang menggunakan internet untuk keperluan lain sehingga menyita bandwidth (nonton YouTube atau Netflix misalnya, membutuhkan bandwidth cukup besar yang berpotensi menghambat koneksi video saat meeting terjadi).
#5 Gunakan dua layar (bila memungkinkan)
Sambungkan laptop ke layar monitor tambahan, untuk memiliki tempat ekstra mengetik laporan dan catatan nota pertemuan tanpa mengganggu jendela tatap muka saat meeting.
#6 Pastikan semua peserta meeting punya perangkat atau aplikasi yang sama
Sebelum meeting, pastikan dulu semua peserta yang dituju punya perangkat atau aplikasi yang sama, dan kirimkan undangan meeting via email beserta tautan video call yang akan digunakan nanti.
#7 Buat agenda meeting dengan poin-poin yang akan dibahas
Meeting akan lebih efektif jika sudah diberi agenda dengan poin-poin jelas untuk dibahas. Hindari ngobrol melebar keluar dari topik yang sudah ditentukan, supaya tetap fokus dan tujuan meeting pun tercapai.
Garis bawahi hasil kesepakatan yang ingin dicapai, kemungkinan solusi bila ada masalah yang timbul dan catat semuanya dalam nota yang jelas.
#8 Hormati waktu semua peserta meeting
Banyak sekali meeting yang suka ngaret – mulai terlambat dari jam yang seharusnya ditepati atau berakhir jauh setelah waktu selesai yang direncanakan.
Hormatilah waktu semua peserta meeting dengan menepati waktu yang sudah disetujui bersama.
#9 Sediakan waktu untuk pertanyaan
Dengan mencatat poin-poin yang akan dibahas, meeting pun dapat dibuat lebih terstrukturisasi.
Sediakan sekitar 10-15 menit waktu di akhir meeting untuk sesi tanya jawab, supaya semua bahasan pun clear untuk masing-masing dari peserta.
#10 Minutes of Meeting / Nota Pertemuan
Setelah selesai meeting dan mencapai tujuan atau keputusan sesuai rencana, buatlah laporan lengkap nota hasil pertemuan tersebut (yang kerap disebut Minutes of Meeting).
Kirimkan hasil meeting ini kepada semua peserta lewat email, sehingga mereka semua ingat dan memahami apa saja yang sudah dibahas serta keputusan apa yang dicapai untuk langkah selanjutnya.
Selamat mencoba saran-saran di atas supaya lebih produktif dan semangat menjalani WFH #DiRumahAja!
Untuk tujuan apapun kamu sedang menabung, temukan disini bagaimana berbagai jenis investasi dapat membantumu meraih cita-cita finansial dengan lebih cepat.
Selalu update dengan jenis-jenis bisnis baru dan berita seputar teknologi lewat artikel-artikel dari expert kami:
8 Cara Mengubah Pegawai Menjadi Duta Perusahaan
Apa itu gaya kepemimpinan "Micromanagement" dan cara menghindarinya
Video: Atasi kejenuhan di kantor dengan beberapa tips ampuh ini
Infografis: Temukan kandidat terbaik untuk perusahaanmu!
Tata cara mengajukan cuti untuk mengurus keluarga yang sakit
