Meski pagi hari dimulai dengan semangat '45, kadang sulit untuk meneguhkan niat supaya semua daftar tugas harian selesai dengan baik. Bahkan setelah menerapkan manajemen waktu, makan makanan yang bikin happy, sampai menyiasati kejenuhan di kantor, kadang tetap saja sulit untuk mencapai produktivitas kerja yang optimal.
Untuk saat-saat produktivitas menurun seperti ini, dan ketika ada deadline pekerjaan penting yang berada di depan mata, cobalah teknik-teknik produktivitas yang sudah terbukti efektif memaksimalkan kinerja di kantor. Dari teknik Pomodoro hingga Kaizen, metode-metode inovatif dari seluruh dunia ini telah terbukti bisa membantu kamu untuk kembali mengoptimalkan produktivitas di kantor. Selain itu, artikel ini juga membahas mengenai bagaimana cara membuat teknik-teknik produktif ini lebih cocok untukmu - yuk, ikuti selengkapnya dan jadikan tahun ini tahun yang paling produktif untuk kamu supaya semakin sukses di kantor dan karir pun semakin gemilang!
1. Metode Pomodoro - klasik dan simpel
Diciptakan di tahun 1980an, Metode Pomodoro adalah salah satu cara mendongkrak produktivitas yang terbaik dan sudah paling lama digunakan oleh jutaan orang di seluruh dunia. Keunggulannya terutama adalah bahwa metode ini sangat sederhana dan mudah diterapkan, dengan membagi waktu ke beberapa blok jelas sambil membuat perencanaan sekaligus pencatatan, dan meminimalisir efek gangguan dari luar.
Bagaimana caranya?
Mulailah dengan membuat daftar tugas atau pekerjaan, lalu urutkan dengan nomor 1, 2, 3 dan seterusnya berdasarkan prioritas terpenting. Setel weker di HP selama 25 menit - 25 menit ini dihitung sebagai 1 satuan 'pomodoro' - dan langsung mulai kerjakan tugas di nomor 1 terlebih dulu. Terus bekerja sampai tugas nomor 1 selesai, kemudian langsung teruskan ke tugas ke-2, ke-3 dan seterusnya, sampai 25 menit habis - lalu catat tugas yang sudah kamu selesaikan dengan tanda centang di secarik kertas, istirahat 3 sampai 5 menit, dan ulangi lagi dengan timing waktu per 25 menit, sampai kamu sudah menyelesaikan 4 kali 25 menit sesi 'pomodoro'. Setelah 4 'pomodoro' selesai, kamu bisa istirahat sekitar 15 sampai 30 menit sebelum kembali bekerja.
Jika kamu terganggu di tengah sesi pomodoro, sebaiknya jangan hiraukan gangguan tersebut dan teruslah bekerja. Kamu bisa tangani gangguan tersebut saat sesi istirahat yang besar setiap 4 pomodoro selesai. Oh ya, supaya tidak jenuh, gunakan waktu istirahat baik besar dan kecil untuk minum, ke toilet atau sekedar berdiri meluruskan kaki dan stretching.
Personalisasi teknik Pomodoro
Teknik pomodoro ini mudah disesuaikan dengan kebutuhanmu, misalnya, dengan menyesuaikan durasi tiap satuan pomodoro - alih-alih 25 menit, kamu bisa jadikan sesi pomodoro lebih pendek (20 menit minimal) atau lebih panjang (30-45 menit), dan menentukan sendiri berapa kali sesi yang akan kamu jalani sebelum berhak untuk istirahat lebih lama.
2. Teknik produktivitas ala Jepang: Filosofi Kaizen
Bila Pomodoro praktis diterapkan, teknik Kaizen lebih bersifat filosofis. Dalam bahasa Jepang, "Kaizen" artinya "perubahan yang baik". Teknik ini membuat cara berpikir, cara mengatur perencanaan, mengorganisir dan mengerjakan pekerjaan dirubah ke arah yang lebih baik, secara perlahan sehingga menemukan metode kerja yang paling cocok dan efektif secara produktivitas.
Cara kerja Filosofi Kaizen
Kaizen didasarkan kepada beberapa prinsip fundamental, seperti membuat standarisasi proses untuk mempermudah pengulangannya, mengevaluasi kemajuan dengan menggunakan data, membandingkan hasil dengan tujuan, dan menciptakan cara-cara baru untuk meningkatkan hasil pekerjaan.
Untuk memulai metode ini, kamu bisa catat semua pekerjaan dan menganalisa jadwal mingguanmu, untuk mengetahui di titik manakah kamu banyak membuang-buang waktu dan energi saat berada di kantor, dan mencari alternatif untuk mengatasinya - misalnya, mencari cara untuk membuat meeting lebih singkat tapi padat, mencari tahu bagaimana kamu bisa membagi tugas atau melakukannya secara otomatis, atau membuat review mingguan untuk mengecek sejauh mana progres pekerjaanmu di kantor, supaya tahu apakah ada yang perlu kamu percepat atau perbaiki.
Sesuaikan Filosofi Kaizen dengan keseharianmu
Karena Kaizen lebih ke arah filosofis dibanding cara penerapan baku, metode ini mudah disesuaikan dengan cara kerja dan keseharianmu di kantor. Mulailah dengan mencatat pekerjaanmu seminggu belakangan dan waktu yang kamu habiskan untuk mengerjakan masing-masing tugas, kemudian terapkan metode analisa dan perbaikan efektivitas seperti contoh di atas, supaya kamu semakin produktif dan merasa nyaman di kantor.
3. Teknik produktif GTD (Getting Things Done)
Teknik yang berasal dari buku terlaris karangan David Allen, metode "Getting Things Done" menawarkan cara mengorganisir pekerjaan yang jelas, langsung dan bebas stres. Bila kamu punya berbagai kewajiban dan tanggungjawab di kantor, termasuk berbagai proyek pekerjaan dan meeting, cara ini sangat membantu untuk mengatur semuanya dalam manajemen yang rapi dan terorganisir dengan baik.
Bagaimana menerapkannya?
Teknik GTD punya 5 prinsip:
- Capture: yang artinya mencatat semua hal, mulai dari tugas hingga ide-ide bagus yang mungkin muncul secara mendadak;
- Clarify: yang artinya memecah tugas ke dalam beberapa langkah praktis dan lebih mudah diselesaikan;
- Organize: yang artinya membagi tugas dalam kategori, prioritas dan tanggal deadline;
- Reflect: tentukan pekerjaan yang akan kamu selesaikan berdasarkan prioritas;
- dan Engage: langsung kerjakan mulai dari yang paling penting, jangan tunda-tunda lagi!
Personalisasi teknik GTD
Mudah saja, mulai dengan mencatat semua dengan rapi, baik itu lewat aplikasi ponsel atau tulisan tangan tradisional di buku catatan, dan sesuaikan dengan tipe pekerjaan atau kesibukan keseharianmu - tanpa menunda-nunda lagi!
